呼叫中心現場管理之業務量預測與排班 - 聚星源呼叫中心專家
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  • 呼叫中心現場管理之業務量預測與排班

    發布時間: 2014/11/28

    現場管理涵蓋了呼叫中心在日常運營管理方面的關鍵環節。這些環節包括話務量預測與排班、質量監控與輔導、報表管理、知識管理、技術與系統支持、現場應急預案及現場管理規范等,F場管理應有利于支持呼叫中心的高效、有序運營,人員的有效利用,服務質量的保障以及對內外部變化的從容應對。
    呼叫中心應掌握不同類型業務(例如,電話、電子郵件、網上、傳真、信件等)的業務量歷史數據及趨勢,以及影響業務量變化的其它因素,針對不同業務類型進行未來業務量預測,確保員工的配備與業務量相匹配。
    呼叫中心在進行業務量預測時,首先應分析業務量歷史數據及趨勢,初步預測出未來的業務量及分布趨勢。在此基礎上還應考慮影響未來業務量變化的其它非常規因素,用以校正對未來業務量的初步預測,形成對未來業務量的最終預測。
    呼叫中心應在準確預測業務量的基礎上進行合理的人員排班。排班時應考慮的主要因素包括業務量、服務水平、處理時長、應答速度、員工出勤情況等影響員工在線工作的其它因素。
    呼叫中心在每天的現場運營管理中,還應根據實時來電及其它方式的服務請求情況,進行及時的現場人員調配,以滿足業務量的需求。
    具體要求如下:
    a)呼叫中心話務量/業務量預測的準確度直接影響工作人員的配置與排班,因此應盡量保證對其預測的精準度。
    b)在預測準確的基礎上,排班時應考慮的主要因素包括業務量、服務水平、平均處理時長、應答速度及員工縮減率等影響員工在線工作的其他因素;
    c)應使用可利用的數據參數來預測話務量/業務量。如 A 項目已運營兩年,可將兩年內的具體數據作為預測來話量的參數;
    d)應確保用于預測話務量的數據的準確度;
    e)呼叫中心應了解其歷史上的各項業務量的走勢,并預測每種服務方式(例如電話、電子郵件、互聯網、傳真、信件等)的未來業務量發展趨勢,根據周期時間目標確定適當的預測時間頻度;
    f)呼叫中心應通過以下這些因素來追蹤話務量變化的規律,同時應對不同情況、不同時期的話務量數據進行統計分析和比較,以便不斷提高話務量預測的準確性:
    1)組織機構的發展戰略與規劃;
    2)客戶量/最終用戶群數量的變化;
    3)組織機構對其業務/服務的宣傳、促銷與推廣等市場行為;
    4)報紙、廣播、電視等媒體的宣傳報道;
    5)國家相關政策法規的變動;
    6)突發事件(如:自然災害、意外事故、系統癱瘓等);
    7)特殊時段來話量(如春節、3.15 國際消費者權益日、勞動節、國慶節等,及其他對特定
    項目有可能產生影響的日期或時段);
    8)應根據話務量預測模型對可預知因素提前做出響應,制定相應的解決方案。
    9)應根據話務量模型提供的比較數據,及時了解市場與客戶/最終用戶對各項業務的需求狀況,便于調整市場運作方向,進一步提高客戶/最終用戶滿意度與利潤增長點。

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