呼叫中心各項指標(KPI) - 聚星源呼叫中心專家
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  • 呼叫中心各項指標(KPI)

    發布時間: 2014/02/17

    目前呼叫中心越來越趨向精細化、數字化管理,KPI管理成為一種有效的管理手段。通常,呼叫中心的運營管理者們通過分解運營目標制訂各種KPI指標,通過KPI指標來引導座席代表行為,從而達到完成項目運營目標。
    大部分呼叫中心采用呼叫中心集成系統和座席操作系統,另外還有強大的運營管理系統進行數據支持,所以為實行數字化管理奠定了良好的基礎。KPI的英文名字是KeyPerformanceIndications,即指關鍵績效指標,是通過對組織內部某一流程的輸入端、輸出端的關鍵參數進行設置、取樣、計算、分析,衡量流程績效的一種目標式量化管理指標,是把企業的戰略目標分解為可運作的遠景目標的工具,是企業績效管理系統的基礎。KPI符合一個重要的管理原理--"二八原則"。在一個企業的價值創造過程中,存在著"20/80"的規律,即20%的骨干人員創造企業80%的價值;而且在每一位員工身上"二八原理"同樣適用,即80%的工作任務是由20%的關鍵行為完成的。因此,必須抓住20%的關鍵行為,對之進行分析和衡量,這樣就能抓住業績評價的重心。
    一、接通率
    定義:對于具有IVR和ACD的呼入式呼叫中心,接通率是指IVR終級服務單元的接通量與人工座席的接通量之和與進入呼叫中心的呼叫總量之比。
    對于呼出式業務來說,接通率是指座席呼出電話后接通量與呼出電話總量之比。
    數據來源:這些數據可以從呼叫中心的CTI中全部提取出來,進行分析統計。
    行業標準:呼入式業務的接通率為≥80%,呼出式業務的接通率≥60%。
    建議標準:呼入式業務的接通率≥85%,呼出式業務的接通率≥65%。
    改進措施:呼入式業務是影響顧客滿意度的一個重要的指標,與接通率相對應的是呼叫中心的顧客丟失率,如果接通率過低,說明有很多顧客無法接入呼叫中心,這會造成顧客的抱怨。此時,管理者和質量管理者應該立即尋找接通率過低的原因,并采取改進措施。接通率過低一般由兩種原因造成:一是呼叫中心的通信系統出現問題,導致系統丟失顧客數據而使顧客無法接入到IVR或是人工座席。另一個是相對呼入量來說呼叫中心的座席資源過少造成的。呼叫中心為了盡可能的節省人工成本,會犧牲一部分顧客,允許有一定時長的顧客等待或丟失。但是管理者應該隨時關注接通率狀況,通過靈活調配座席資源使其保持在規定的KPI值之內。
    而對于呼出式業務來說,接通率是數據質量的一個重要的體現,如果接通率過低的話,說明數據中有大部分數據的電話是錯誤的。接通率過低會浪費呼叫中心的時間資源從而會浪費呼叫中心的人力資源。當呼叫中心的呼出接通率過低的時間,管理者應該立即分析接通率低的原因,如果可以排除呼叫中心技術系統的問題,管理者就需要關注數據質量,分析數據質量,安排對數據庫進行更新和維護,盡可能的保證數據的正確性,從而節省呼叫中心的外呼成本。數據更新的工作可以跟隨每個項目的呼出任務同時進行,也可以安排呼叫中心的剩余人員進行數據核實,以保證數據質量。
    二、呼入項目占有率
    定義:占有率是一個衡量呼入式業務座席工作負荷的指標,一般是指某段統計時間內,座席員處理多通電話的總時長與實際登錄系統時長的比率。對于沒有座席操作系統的來說,占有率統計就比較困難,但是也可以通過對通話時長、在線等待時長、后處理時長、等待來話時長來進行粗略統計。
    數據來源:這些數據可以從CTI或是ACD中提取出來,進行分析統計得到。
    行業標準:≥90%
    建議標準:≥80%
    改進措施:占有率不僅衡量座席員工作負荷率的重要指標,也是呼叫中心成本控制的重要指標。如果占有率過低,說明員工在空閑狀態的時間過長,座席數量相對于話務量來說配置過多。占有率過高會導致員工過于勞累從而不能保證接通率。所以當占有率過低的時間,管理者應該分析原因,如果是人為因素,即座席惡意將電話置忙或是做過多與工作無關的事務時,應該加強座席培訓和監管。如果不是人為因素,管理者需要及時減少座席資源,以使座席工作飽和。如果占有率過高,管理就需要考慮增加座席數量了。
    三、呼出項目工作效率
    定義:呼出項目的工作效率是衡量呼出項目座席工作負荷率的主要KPI,一般指某段統計時間內,總處理時長與登錄系統時長的比率。對于沒有座席操作系統的呼叫中心可以將分母換成計劃工作時長。
    數據來源:這些數據可以從CTI或是ACD中提取出來,進行分析統計得到。
    行業標準:≥70%
    建議標準:≥80%
    改進措施:呼出項目工作效率不僅衡量座席員工作負荷率的重要指標,也是呼叫中心成本控制的重要指標。如果工作效率過低,說明員工的工作不飽和。所以當工作效率過低的時間,管理者應該分析原因,如果是人為因素,即座席做過多與工作無關的事務時,應該加強座席培訓和監管。如果不是人為因素,管理者需要及時調整呼出的其它KPI,通過提高日呼出量或是成功量的KPI值來提高工作效率,以最大化的利用座席資源,以使座席工作飽和。如果占有率過高,管理就需要考慮減少其它KPI指標,以使座席免于過度疲勞。
    四、服務水平
    定義:是指對于呼入項目來說,某個統計時間段內X秒內應答電話數量與呼叫中心接入電話的百分比。
    數據來源:可以從CTI或是ACD中直接提取。
    行業標準:80%的電話在20秒以內做出應答。
    建議標準:95%的電話在20秒以內做出應答。
    改進措施:服務水平是衡量呼叫中心服務能力的重要指標,也是即影響客戶滿意度又影響呼叫中心成本的關鍵指標。呼叫中心在制定這個指標時,需要衡量滿意度和成本之間的關系。如果指標定的過高會耗費呼叫中心大量的資源,過低會造成顧客等待時間過長,影響顧客的滿意度。座席數量的配置與服務水平直接相關,質量管理者要隨時關注服務水平狀況,及時進行座席數據調配,以使呼叫中心在保持適當顧客滿意度的基礎上盡可能的降低成本。
    五、客戶滿意度
    定義:客戶對于呼叫中心來說是那些委托呼叫中心代表本企業為最終消費進行服務的那些族群?蛻魸M意度是指客戶對呼叫中心提供的服務滿意程度,一般客戶關注的合同的完成質量和最終顧客的滿意程度。
    數據來源:定期對客戶進行滿意調查獲得。
    行業標準:無
    建議標準:需要使客戶100%的對我們的服務結果滿意,并再次簽單。
    改進措施:如果出現客戶對于服務結果不滿意,質量管理者需要與客戶進行深度的訪談,對客戶的服務需求進行再分析和設計,制定嚴格的項目執行計劃和控制方案,確保項目保質保量保時的完成?蛻舻臐M意度對于呼叫中心來說尤其重要,是呼叫中心的主要收益來源,呼叫中心的管理者和質量管理需要努力使服務超越客戶的期望,深度開發客戶的業務需求,提高客戶的忠誠度。
    六、顧客滿意度
    定義:顧客對于呼叫中心來說,是那些直接與呼叫中心話務員接觸的企業最終的消費者們。顧客滿意度是指顧客對于呼叫中心提供的服務的滿意程度。
    數據來源:定期對顧客戶進行滿意度調查獲得或是使用IVR進行在線調查。
    行業標準:無
    建議標準:顧客滿意度要達到85%以上。
    改進措施:顧客的滿意度直接會影響客戶對呼叫中心的滿意度,是呼叫中心質量管理的最為關鍵的兩個指標之一。影響顧客滿意度的因素有很多,呼叫中心作企業的服務受托方,主要需要從服務態度、解決問題的能力、解決問題的周期、業務知識的熟練度等等方面進行管理。如果顧客滿意度下降,質量管理者需要對顧客滿意度調查結果進行分析尋找顧客不滿意的原因,并著手改進?梢酝ㄟ^加強監控、培訓、現場指導、負強化等等手段來幫助員工提高服務質量,從而提高顧客滿意度。
    七、平均處理時間
    定義:是指某一統計時段內,座席與顧客談話時間、持線時間及事后處理與電話相關工作內容的時間的總和除以總的通話量。
    數據來源:可以從CTI或是ACD中直接提取。
    行業標準:210-330秒
    建議標準:60-180秒,但是不同業務需要制定不同的處理時間。
    改進措施:平均處理時間是衡量呼叫中心單通電話處理速度的重要指標,它的高低直接與呼叫中心員工的工作能力相關,影響呼叫中心的成本。呼叫中心在關注平均處理時間時,要分開分析談話時長、持線時長和后處理時長。談話時長過短時可能不能有效解決顧客的問題,產生座席應付顧客的現象;談話時長過長可能是座席的工作能力有問題,這個時間,質量管理者要加強監控,調出錄音仔細分析問題發生的原因。座席在后處理時間里主要處理與通話有關的事務,呼叫中心應該致力于減少后處理時長,以控制呼叫成本。減少后處理時長的主要措施有:加快座席的錄入速度、優化座席操作系統使界面具有親和力、操作簡單,減少不必要工作流程等。
    八、平均振鈴次數
    定義:是某段統計時間內,呼叫者聽到IVR或是人工座席接起電話之前的電話振鈴次數之和與呼叫次數之比。
    數據來源:可以從CTI或是ACD中直接提取。
    行業標準:2-3次
    建議標準:2次
    改進措施:平均振鈴次數是影響顧客滿意度的重要指標,顧客一般可以忍受的振鈴次數為3次,否則會失去耐心而抱怨。呼叫中心需要嚴格控制電話振鈴次數,以減少顧客等待時長,同時控制振鈴次數也可以提高線路的使用率,從而節省呼叫中心的成本。質量管理需要經常檢查這一個指標,如果不合乎要求,要及時采取糾正措施?梢酝ㄟ^對座席理念的培訓、監控等等手段控制該指標。
    九、平均排隊時間
    定義:是指在某段統計時間內,呼叫者ACD列入名單后等待人工座席回答的等待的平均等待時長。
    數據來源:可以從CTI或是ACD中直接提取。
    行業標準:≤20秒
    建議標準:≤15秒
    改進措施:平均等待時長也是影響顧客滿意度的重要指標,如果顧客等待時間過長,就會放棄本次呼叫,并再次進行撥打,這個時間,不僅使顧客產生抱怨,也增加了交換機的負擔。直接影響平均等待時長的因素主要有座席量和呼叫量的匹配、座席的平均電話處理時長。改進平均處理時長可以通過對這兩個指標的改進行來實現。
    十、監聽合格率
    定義:是指在某段統計時間內,質量人數通過監控、電話錄音等手段抽查座席的服務質量的合格率。
    數據來源:質檢員統計。
    行業標準:
    建議標準:99%
    改進措施:在呼叫中心監控、監聽是服務質量管理的重要手段。質量管理人員必須對所監聽的電話進行問題分析,找出服務不合格的原因,通過錄音共享、座席自我監聽、培訓等手段提高座席的服務意識和服務質量。
    十一、一次性解決問題率
    定義:一次性解決問題率是在某段統計時間內,不需要顧客再次撥入呼叫中心也不需要座席員將電話回撥或轉接就可以解決的電話量占座席員接起電話總量的百分比。
    數據來源:可以從CTI和ACD中提取所需要的數據。
    行業標準:85%
    建議標準:≥85%
    改進措施:一次性解決問題率是影響顧客滿意度的重要指標,如果顧客需要多次致電呼叫中心或是電話被多次轉接后才能解決問題,顧客就會對呼叫中心的工作能力和工作效率產生疑問,影響顧客對呼叫中心信任度,如果呼叫中心受企業委托為顧客服務,顧客也會對企業的服務能力和服務態度產生懷疑。另外大量的回呼和轉接會使呼叫中心成本大幅度增加。如果該指標過于低的話,管理者需要對問題進行分析,并采取相應措施。一般有幾個方面:一、座席業務知識或工作經驗不足導致不能一次解決顧客問題,此時管理者需要加強對座席的培訓。二、呼叫中心問題解決流程不能支持座席員一次性的解決問題,此時,管理者需要對流程進行分析并進行改造。
    十二、CSR占有率
    定義:即一線員工的占有率,是指一線員工數量與項目總人數之比。
    數據來源:人力資源部可以提供
    行業標準:沒有
    建議標準:建議每個人配備一個主管,每20個人配備一個項目經理,一個主管。
    改進措施:呼叫中心的主要生產力是一線員工,過多的管理人員會造成成本的急劇增加。對于CSR占有率過低的項目,應該及時進行工作內容分析和工作飽和度分析,與人力資源部一起商量項目崗位的重要設計問題,盡可能降低管理層次和管理人員數量。
    十三、日呼出量
    定義:一般是針對呼出項目制定的KPI,指座席每天需要呼出的電話量。
    數據來源:項目經理根據業務特點、對通話時長、后處理時長的分析,確定每個員工的每天的呼出量,是實行座席目標管理的一種有力的措施。
    行業標準:無
    建議標準:根據業務不同,范圍在150-350個之間。
    改進措施:對于呼出項目,呼出量是實行目標管理的有效方法,但是呼出量必須與呼出成功量、數據質量配合使用。管理者需要定期檢查座席的呼出量完成情況,對于經常不能完成的員工進行問題分析,幫助員工提高業務知識、呼出技巧、控制非工作事務的浪費等等。如果項目里有大部分員工不能達到要求,項目經理就需要考慮KPI值制定的合理性了,需要調整KPI值。
    十四、日成功量
    定義:針對呼出項目制定的KPI,是指員工每天需要成功完成的電話量。
    數據來源:項目經理根據業務特點、對通話時長、后處理時長、數據質量的分析,確定每個員工的每天的呼出成功量。
    行業標準:無
    建議標準:由于項目業務特點的不同,不同的項目往往具有不同的成功量KPI。
    改進措施:成功量的管理是實行座席目標管理的常用且有效的措施。改進措施與對呼出量的改進措施類似。
    十五、出勤率
    定義:是指在某個統計時段內,某個班組實際出勤的人數與計劃出勤的人數的百分率。
    數據來源:可以從人力資源部或是項目管理者處獲得。
    行業標準:≥95%
    建議標準:根據項目數量的不同,制定不同的出勤率。但是基本要控制在90%以上。
    改進措施:出勤率對于保證呼叫中心項目正常運營具有非常重大的意義。如果某個項目的出勤率一直較低,要進行詳細的問題調查,分析是員工個體行為還是整個項目的普遍存在的問題,如果某個員工的原因,需要與員工進行充分溝通。如果是普遍存在的問題,需要檢查公司激勵機制和管理制度。
    十六、平均單呼成本
    定義:是指某段統計時間內,呼叫中心的全部費用除以電話處理量
    數據來源:財務部門獲得。
    行業標準:行業不同,標準不同。
    建議標準:在實行項目管理制的呼叫中心,單呼成本也實行項目管理制,不同項目的單呼成本的標準不同。
    改進措施:單呼成本是體現呼叫中心成本管理的重要指標,但是由于該指標受呼叫中心自身營建成本的影響過大,所以與行業的橫向可比性不大。呼叫中心在進行單呼成本控制時,應該注重進行縱向比較,項目應該努力在保證客戶滿意度的情況使單呼成本越來越小?刂茊魏舫杀究梢酝ㄟ^提高座席服務能力、減少平均處理時長、允許稍微等待時長、減少座席不必要浪費、簡化工作流程、優化操作界面、控制座席投入等等方法實現。
    十七、中文錄入速度
    定義:指座席每分鐘錄入中文的字數。
    數據來源:可以進行抽查和每月例行考核。
    行業標準:≥60字/分鐘
    建議標準:≥80字/分鐘
    改進措施:中文錄入速度是呼叫中心座席的一種基本技能,速度過慢會影響員工的工作速度,增加呼叫中心的成本。所以管理者必須對錄入速度做出明確的規定,并定期進行檢查,并將檢查的結果與員工的獎金或是其它工資進行掛鉤,產生控制和激勵的作用。
    十八、業務考核成績
    定義:指呼叫中心座席對業務知識的掌握程度。
    數據來源:可以進行抽查和每月例行考核。
    行業標準:無
    建議標準:座席對業務知識的掌握程度直接影響到顧客的滿意程度和工作效率,是呼叫中心進行質量管理的重要指標。要求座席的業務知識的考核成績在80分以上。
    改進措施:呼叫中心需要明確規定對座席業務知識熟練程度的要求。呼叫中心管理需要制定抽查或是考核的方法、內容、周期。對于不合格的座席要對其業務掌握程度進行分析,并尋求培訓部的幫助,及時對員工進行指導和培訓。如果大部分對某一業務知識掌握普遍較差,管理者需要將問題提交到培訓部進行統一培訓指導。質量管理者需要加強對業務知識的監聽和指導。

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